PERAN TENAGA PEREKAM MEDIS TERHADAP SIM RS YANG TERINTEGRASI

Oleh
Ery Rustiyanto

ABSTRAK

SIM RS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit) yang terintegrasi adalah kumpulan dari sub sistem yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan dan saling berinteraksi antar bagian satu dengan yang lain yang ada di RS untuk melakukan pengolahan data yang dimulai dari masukan data (input), kemudian mengolah (prosesing), dan hasil keluaran (output) berupa informasi untuk mengambil keputusan dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan. Untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit, seorang pimpinan rumah sakit harus memperhatikan sistem informasi rumah sakit, salah satunya dengan menempatkan tenaga rekam medis & informasi kesehatan di tiap – tiap bagian unit rekam medis, di poliklinik rawat jalan, unit rawat inap atau bangsal. Memang pada saat ini tenaga rekam medis masih jarang kita jumpai di rumah sakit, meskipun ada cuma hanya satu atau dua orang saja, itupun hanya ditempatkan dibagian pendaftaran. Alangkah baiknya pemanfaatan tenaga rekam medis & informasi kesehatan digunakan di beberapa atau ditiap – tiap bagian disetiap unit pelayanan di rumah sakit, dari sisi keamanan SIM RS terintegrasi pihak rumah sakit dapat menambah maupun merubah hak akses untuk tiap level pengguna sesuai dengan kondisi, dengan kata lain orang yang tidak terdaftar dalam program tidak dapat mengoperasikan aplikasi ini, dan orang yang terdaftar akan dapat mengoperasikan aplikasi ini sebatas hak akses yang diberikan rumah sakit terhadap aplikasi program ini. Serta turut menjaga dan tidak berupaya melanggar segala bentuk mekanisme dari penjagaan keamanan informasi yang berlaku dan memastikan semua data telah disimpan dan di backup dengan baik.

Kata Kunci : Sistem, Informasi, Manajemen, Rumah sakit, Integrasi, Rekam Medis


Pendahuluan
Di Amerika Serikat telah berkembang sistem komputerisasi pada pelayanan medis di rumah sakit, khususnya dibangsal – bangsal rawat inap. Kita berharap di semua instansi pelayanan kesehatan khusunya di rumah sakit di Indonesia sudah menggunakan tehnologi komputer disemua unit pelayanan rumah sakit. Untuk memberikan pelayanan maupun informasi yang bersifat eksternal pihak rumah sakit dapat menggunakan fasilitas internet untuk mengakses secara on line. Dengan tehnologi internet calon pasien yang akan berkunjung ke rumah sakit dapat mengetahui atau mengakses semua informasi secara luas tentang profil rumah sakit, selain mengetahui profil rumah sakit pasien juga bisa memesan atau membuat perjanjian tanpa harus datang ke rumah sakit dan tanpa harus menelpon ke rumah sakit. Selain itu tehnologi internet juga bisa digunakan oleh bagian rekam medis khususnya yang membuat laporan rumah sakit untuk pihak eksternal. Dengan internet pihak rumah sakit tidak bersusah payah mengirimkan laporannya lewat surat atau pos, untuk dikirim ke Dinkes TK II, Dinkes TK I maupun di pusat (Dirjen Yanmed). Hanya dengan mengirim e-mail, semua data laporan dapat diakses dengan mudah tanpa harus menunggu beberapa hari. Sistem informasi rumah sakit telah dikembangkan dengan tujuan agar mampu memberikan data & informasi yang lengkap, akurat, tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan untuk proses pengambilan keputusan diberbagai tingkatan administrasi, selain itu dapat juga digunakan untuk mengetahui keberhasilan atau untuk mengetahui permasalahan yang terdapat di suatu rumah sakit.
Sistem yang sekarang ini baru dikembangkan antara lain integrated information system, dimana antara provider / pelayanan kesehatan (rumah sakit) dengan rumah sakit yang lain dapat mengakses data pasien. Hal ini dinilai sangat membantu proses penanganan pasien dengan baik. Untuk tahun – tahun yang akan datang tentu permintaan akan pelayanan kesehatan pasien akan terus meningkat seiring dengan perkembangan zaman, misalkan seorang pasien ingin melihat atau mengakses data rekam medis miliknya sendiri tanpa harus datang ke rumah sakit. Mungkin seseorang akan bertanya – tanya apakah dengan sistem seperti itu data rekam medis seseorang akan dijamin keamanannya? Karena hal ini ada hubungannya dengan hak dan kewajiban antara pasien dengan pihak rumah sakit. Hubunganya dengan hak pasien yaitu privacy, dimana data rekam medis bersifat rahasia dan tidak boleh disebarluaskan oleh pihak rumah sakit. Sedang hubungan dengan kewajiban rumah sakit yaitu confidentiality dimana rumah sakit bertanggung jawab untuk memberikan informasi tentang data rekam medis seseorang. Data atau informasi tentang rekam medis seseorang dapat dilihat atau diakses oleh orang lain tentunya dengan mekanisme atau aturan – aturan yang berlaku antara lain seseorang bisa mengakses bila mendapatkan ijin atau persetujuan dari pihak pasien yang bersangkutan.
Komputer dirumah sakit dinilai sangat bermanfaat untuk meningkatkan mutu pelayanan. Selain untuk mempermudah pelayanan, sistem komputerisasi di rumah sakit tidak hanya digunakan dibagian administrasi khususnya dipersonalia, tetapi komputerisasi bisa digunakan diberbagai unit pelayanan di rumah sakit.

Permasalahan
Permasalahan yang ada di rumah sakit selain pembiayaan pada saat ini yaitu antara lain kurang berkesinambungan sistem informasi yang di hasilkan oleh pihak rumah sakit. Hal ini disebabkan salah satunya oleh sumber daya manusia yang belum memadai khususnya dibagian informasi / informatika kesehatan. Memang pada saat ini di rumah sakit khususnya dipoliklinik dan bangsal rawat inap ada sebagian rumah sakit yang sudah menggunakan komputerais, tetapi ada juga yang masih manual. Untuk rumah sakit yang sudah menggunakan fasilitas komputer pada saat ini yang mengoperasikan komputer atau user masih dipegang oleh seorang perawat atau bidan, akibatnya apa? Akibat atau permasalahan yang ditimbulkan yaitu sistem informas yang dihasilkan tidak akurat dan informatif. Karena beban kerja seorang perawat atau bidan yang terlalu berat atau bayak, sehingga seorang perawat tidak sempat memasukkan data atau input data ke komputer. Memang untuk setiap karyawan dituntut harus bisa mengoperasikan atau menjalankan komputer, tetapi untuk menyesuaikan Job discribtion, alangkah baiknya pelaksanaan didalam menjalankan sistem informasi juga harus dilakukan oleh sumber daya manusia yang profesional baik itu untuk input data, proses data maupun output data. Disinilah peran tenaga rekam medis & Informasi Kesehatan atau MIK (manajemen informasi kesehatan) di tuntut harus bisa menjalankan semua aktivitas di unit pelayanan rumah sakit tidak hanya sebagai tenaga diloket pendaftaran saja.

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
Sistem Informasi manajemen Rumah Sakit (SIM RS) yaitu suatu rangkaian kegiatan yang mencakup semua pelayanan kesehatan (rumah sakit ) disemua tingkatan administasi yang dapat memberikan informasi kepada pengelola untuk proses manajemen ( berhubungan dengan pengumpulan data, pengolahan data, penyajian informasi, dan analisa) pelayanan kesehatan di rumah sakit. SIM RS yang terintegrasi adalah kumpulan dari sub sistem yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan dan saling berinteraksi antar bagian satu dengan yang lain yang ada di RS untuk melakukan pengolahan data yang dimulai dari masukan data (input), kemudian mengolah (prosesing), dan hasil keluaran (output) berupa informasi untuk mengambil keputusan dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan. Peran sistem informasi didalam kegiatan manajemen rumah sakit sangatlah membantu dan mempunyai peran yang sangat efektif dalam proses pelayanan kesehatan dirumah sakit, dengan sistem informasi seorang pimpinan rumah sakit dapat mengambil suatu kebijakan secara cepat, tepat dan akurat berdasarkan informasi yang didapat dari pelayanan kesehatan di rumah sakit yang dipimpinnya.

Manfaat SIM RS Terintegrasi
Manfaat SIM RS terintegrasi antara lain digunakan untuk :
1. Meningkatkan kualitas pelayanan.
Memberikan nilai tambah dengan meningkatkan:
a. Efisiensi
Jika dahulu konsentrasi bagian penagihan adalah membuat tagihan, sekarang konsentrasinya lebih kepada umur tagihan itu sendiri. Selain itu, karena kecepatan dan akurasi data meningkat, maka waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan administrasi berkurang jauh, sehingga karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan utamanya. Tanpa SIM, perawat harus memasukan data standar asuhan keperawatan secara berulang-ulang dan sangat memakan waktu, tetapi dengan SIM, perawat hanya tinggal memasukan data diagnosa penyakit pasien, dan komputer yang akan mencetak laporan untuk ditanda-tangani perawat atau dokter.
b. Kemudahan
Manfaat yang paling terasa ketika SIMRS tersebut selesai diimplementasikan adalah memudahkan pekerjaan administrasi. Ketika dengan sistem manual pengerjaaan laporan rumah sakit memakan waktu sampai 1 bulan sejak pasien selesai dilayani, dengan SIMRS hanya memakan waktu 1-2 hari saja untuk membuat laporan dimana bagian pelaporan hanya tinggal menekan tampilan laporan yang diinginkan selanjutnya bisa langsung di print out. Kecepatan ini tentu saja membuat efektifitas kerja meningkat. Masih banyak petugas rekam medis yang menolak ditempatkan di bagian laporan karena pekerjaan pelaporan adalah pekerjaan yang menyita waktu dan memusingkan. Padahal pekerjaan pelaporan di rumah sakit adalah pekerjaan inti dari semua kegiatan di rumah sakit dan tentunya sangat penting. Dengan adanya SIM, proses pelaporan hanya memakan waktu dalam hitungan menit sehingga kita dapat lebih konsentrasi untuk menganalisa laporan tersebut, tanpa susah – susah kita harus melakukan rekap data satu persatu. Hal lain yang juga terasa berubah adalah akurasi data, apabila dulu dengan sistem manual orang harus mengecek satu demi satu transaksi, namun sekarang dengan SIMRS hal tersebut cukup dilakukan dengan membandingkan laporan antar unit yang dihasilkan oleh SIM. SIMRS juga dapat mencegah terjadinya duplikasi data untuk transaksi-transaksi tertentu. Misalnya, pasien yang sama diregistrasi 2 kali pada hari yang sama, maka SIMRS akan menolaknya, SIMRS juga akan memberikan peringatan jika tindakan yang sama untuk pasien yang sama dicatat 2 kali, hal ini menjaga agar user lebih teliti. Pada awal pemasangan SIM, ketika aliran kerja belum lancar, peningkatan kecepatan belum terlalu terasa. Namun ketika komitmen seluruh unit untuk tepat waktu memasukkan data dengan akurasi entri data yang tinggi dipenuhi, maka akan terasa sekali dampak dari SIMRS terhadap kemudahan dalam bekerja.
c. Standard praktek kedokteran yang baik dan benar
Pengaruh SIMRS yang dirasakan oleh pasien adalah semakin cepat dan akuratnya pelayanan. Sekarang pasien tidak perlu menunggu lama untuk menyelesaikan administrasinya, baik rawat inap ataupun rawat jalan. Hal yang sama juga dirasakan perusahaan pelanggan, dimana tagihan yang dikirim cukup akurat dan detil sehingga memudahkan analisa mereka.
d. Dokumentasi yang Auditable dan Accountable
SIMRS sebaiknya dirancang menganut kebijakan data terpusat, artinya data-data yang digunakan oleh seluruh rumah sakit berada di bawah satu kendali. Misalnya untuk data tarif tindakan, unit layanan tidak boleh dan tidak bisa memasukkan atau mengubah tarif yang ada, data yang mereka masukkan hanya layanan yang diberikan kepada pasien sehingga manipulasi tarif tidak dimungkinkan. Hal lain lagi, pendapatan setiap unit layanan terlihat dari laporan harian yang selalu dilaporkan kepada direktur. Dengan demikian setiap orang dapat melihat jalannya proses transaksi di rumah sakit dan secara tidak langsung juga turut mengawasi proses tersebut.
e. Mendukung pemasaran jasa RS di tinjau dari aspek mutu, kecepatan, kenyamanan, kepastian, biaya.
Sejalan dengan identifikasi masalah di atas, kita pun dapat menyusun strategi ke depan berdasarkan data populasi, bukan lagi statistik, karena SIMRS mampu memberikan data populasi dengan selang waktu tertentu, bahkan menyajikan kecenderungan datanya kepada kita. Ini tentu saja semakin menajamkan strategi yang kita susun untuk mendukung kegiatan marketing/ pemasaran selanjutnya. Karena laporan-laporan yang dihasilkan SIMRS memberi gambaran dari hari ke hari mengenai kinerja rumah sakit, maka jika ada hal-hal yang tidak normal dapat segera kita ketahui. Hal ini membuat identifikasi potensi masalah dapat dilakukan lebih dini, sehingga tindakan pencegahan atau penanggulangannya dapat segera disusun.
f. Mendukung koordinasi antar bagian dalam rumah sakit
Karena seringkali data yang digunakan oleh unit layanan tertentu adalah milik unit layanan yang lain, misalnya kode obat adalah milik unit apotik yang digunakan secara intensif oleh bagian keuangan berkaitan dengan harga obat tersebut, maka ketika terjadi perubahan terhadap data tersebut, unit yang bersangkutan akan mengkoordinasikannya dengan unit yang terpengaruh. Apabila hal ini tidak dilakukan maka dengan sendirinya akan terjadi kekacauan data referensi.
g. Meningkatkan akses dan pelayanan rumah sakit terhadap berbagai sumber daya, antara lain mitra usaha potensial seperi Pedagang Besar Farmasi, JAMSOSTEK, Instansi/Perusahaan pemberi jaminan karyawannya, ASKES, dll
h. Meningkatkan profesionalisme dan kinerja manajemen rumah sakit:
1) Setiap unit akan bekerja sesuai fungsi, tanggung jawab dan wewenangnya;
a. Fungsi Pelayanan dan Informasi
b. Fungsi Perawatan (medical care)
c. Fungsi Penunjang / Supporting
d. Fungsi Administrasi dan Keuangan
e. Fungsi Pengawasan, dll
2) Mendukung kerja sama, keterkaitan dan koordinasi antar bagian / unit dalam rumah sakit. Hal lain yang juga terasa berpengaruh terhadap kerja sama adalah integrasi data di setiap unit. Bila dengan sistem manual, data pasien harus dimasukkan di setiap unit, maka dengan SIMRS data tersebut cukup sekali dimasukkan di pendaftaran saja. Hal ini jelas mengurangi beban kerja adminstrasi dan menjamin konsistensi data.
Contoh:
a. Unit Registrasi dengan Unit RM khususnya rawat jalan dan inap dalam hal Petugas RM dapat mengetahui secara real time pasien yang mendaftar di bagian Registrasi.
b. Koordinasi antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap dengan Unit Apotik/Farmasi dalam hal Resep Online dan informasi lainnya.
c. Koordinasi antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap dengan Unit Laboratorium, Radiologi, Intalasi Bedah Sentral, Gizi, Farmasi, dan Keuangan dan sebaliknya

2. Mengambil keputusan
Dengan sistem manual, manajer seringkali mengambil keputusan berdasarkan informasi yang mungkin sudah tidak relevan lagi. Belum lagi jika yang dibutuhkan adalah trend berdasarkan selang waktu tertentu (harian/mingguan/bulanan,triwulan dan tahunan), ini mengakibatkan keputusan yang diambil belum tentu sesuai dengan kondisi nyata. Namun dengan SIM, informasi yang disajikan bersifat real time, bahkan kita dapat membuat tabulasi dari informasi tersebut sehingga informasi yang kita dapat sudah sangat spesifik sesuai dengan kebutuhan kita. Hal ini tentu saja meningkatkan kualitas keputusan kita.
3. Menjadi fungsi kontrol yang konsisten.
a. Budaya Kerja
Karena SIMRS ini mensyaratkan kedisiplinan dalam pemasukan data, baik ketepatan waktu maupun kebenaran data, maka budaya kerja yang sebelumnya menangguhkan hal-hal seperti itu, menjadi berubah. Hal ini dapat terjadi karena integrasi SIMRS dengan seluruh unit layanan. Sebagai contoh, jika unit registrasi tidak memasukkan data pasien yang akan berobat, maka unit layanan tidak mungkin dapat memasukkan layanan kepada pasien tersebut, dan kasir pun tidak mungkin menerima pembayaran dari pasien tersebut. Katakanlah semua unit sepakat untuk menangguhkan pemasukan datanya, maka keesokan harinya, manajer akan melihat penurunan trend pasien atau melihat ada pasien - pasien yang menggantung. Ada juga pengalaman menarik yang kami temukan dalam implementasi SIMRS di suatu Rumah Sakit, karena dasar perhitungan imbalan jasa medik untuk dokter dan perawat dihitung berdasarkan data transaksi yang ada di SIM, maka dokter yang berkepentingan dengan data tersebut menjadi supervisor data yang dimasukkan tanpa diminta. Implikasinya adalah, sedikit sekali data yang salah dimasukkan.
b. Pemahaman sistem
Apabila dulu dengan sistem manual, sedikit sekali personel yang mengetahui atau perduli dengan proses yang terjadi di unit lain, maka dengan adanya SIMRS hal tersebut terjadi dengan sendirinya. Ini karena seringkali untuk memahami aliran data sampai datang kepada unitnya, melibatkan berbagai unit lain. Ketika terjadi kesalahan setiap user berusaha mencari tempat terjadinya kesalahan tersebut agar bukan unitnya yang disalahkan. Efeknya adalah mereka menjadi paham bagaimana sistem di rumah sakit tersebut bekerja.
c. Mengurangi biaya administrasi
Seringkali orang menyatakan bahwa dengan adanya komputerisasi biaya administrasi meningkat. Padahal dalam jangka panjang yang terjadi adalah sebaliknya, jika dengan sistem manual kita harus membuat laporan lebih dulu di atas kertas, baru kemudian dianalisa, maka dengan SIMRS analisa cukup dilakukan di layar komputer, dan jika sudah benar baru datanya dicetak. Hal ini menjadi penghematan yang cukup signifikan dalam jangka panjang.
4. Meningkatkan pendapatan.
Setelah semua manfaat diatas sudah kita jalankan kita yakin bahwasannya SIM RS tersebut dapat meningkatkan pendapatan rumah sakit.

Bagian SIM RS Yang Terintegrasi
Bagian Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang terintegrasi meliputi bagian :
1. Sistem Informasi Billing System, Meliputi :
a. Sistem Informasi Regristrasi
b. Sistem Informasi Poliklinik
c. Sistem Informasi Gawat Darurat
d. Sistem Informasi Laboratorium
e. Sistem Informasi Radiologi
f. Sistem Informasi Kamar Operasi
g. Sistem Informasi Rawat Inap
h. Sistem Informasi Rehap Medik
2. Sistem Informasi Farmasi
a. Sistem Informasi Gudang
b. Sistem Informasi Apotek
3. Sistem Informasi Rekam Medis
4. Sistem Informasi Kepegawaian
5. Sistem Informasi Keuangan & Akuntansi
6. Sistem Informasi Summary Eksekutif
7. Sistem Informasi Administrator

Keamanan Sistem
Kenapa pihak rumah sakit selama ini masih enggan menggunakan SIM RS ? karena masih banyak pimpinan rumah sakit merasa takut jika menggunakan SIM RS belum 100% data atau informasi yang ada didalamnya dijamin aman, terutama di bagian Billing System yang mana berkaitan dengan yang namanya sistem pembayaran rumah sakit untuk pelayanan pasien pada Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Gawat Darurat, Instalasi Rawat Inap serta Instalasi Sarana penunjang (Laboratorium, Radiologi dll), atau berkaitan dengan masalah pembiayaan atau keuangan pelayanan kesehatan yang ada di rumah sakit. Sistem Informasi Manajemen RS dapat didesain untuk dapat digunakan oleh banyak user dengan akses yang berbeda untuk tiap level pengguna. Secara default pengguna dikelompokkan menjadi 4 kategori, yaitu:
1. Direktur
Dapat mengakses terhadap keseluruhan sistem, khususnya untuk monitoring hasil kegiatan operasional rumah sakit.
2. Database Administrasi
Mempunyai akses terhadap keseluruhan sistem, untuk menjaga bahwa aplikasi selalu dalam kondisi siap operasional.
3. Keuangan
Mempunyai akses terhadap kegiatan keuangan, mulai dengan memasukkan tarif sampai dengan pembuatan laporan keuangan.
4. Operator
Mempunyai akses terhadap kegiatan operasional, mulai memasukkan data pasien, memasukkan data tindakan, menerima biaya pembayaran.

Penutup
Berdasarkan permasalahan di rumah sakit yang berkaitan dengan SIM RS antara lain yaitu sumber daya manusia sarannya untuk itu penulis menghimbau supaya penempatan SDM / sumber daya manusia harus sesuai dengan kebutuhan yang ada di rumah sakit. Selain itu didalam menjalankan sistem informasi manajemen RS juga harus dilakukan oleh sumber daya manusia yang profesional baik itu untuk input data, proses data maupun output data. Disinilah peran tenaga rekam medis & Informasi Kesehatan atau MIK (manajemen informasi kesehatan) di tuntut harus bisa menjalankan semua aktivitas di unit pelayanan rumah sakit tidak hanya sebagai tenaga diloket pendaftaran saja. Selain itu dari sisi keamanan SIM RS terintegrasi pihak rumah sakit dapat menambah maupun merubah hak akses untuk tiap level pengguna sesuai dengan kondisi, dengan kata lain orang yang tidak terdaftar dalam program tidak dapat mengoperasikan aplikasi ini, dan orang yang terdaftar akan dapat mengoperasikan aplikasi ini sebatas hak akses yang diberikan rumah sakit terhadap aplikasi program ini. Serta turut menjaga dan tidak berupaya melanggar segala bentuk mekanisme dari penjagaan keamanan informasi yang berlaku dan memastikan semua data telah disimpan dan di backup dengan baik.

Refrensi
1. Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, Buku Petunjuk Pengisian, Pengolahan dan Penyajian Data Rumah Sakit, Jakarta: Departemen Kesehatan RI, 2005.
2. Rustiyanto, E., Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Terintegrasi. Yogyakarta: Ghosen Publiser, 2010.
3. Rustiyanto, E., Statistik Rumah Sakit Untuk Pengambilan Keputusan. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2009.
4. Sabarguna, Boy S,. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, Yogyakarta: Konsorsium Rumah Sakit Islam Jateng – DIY, 2005.
5. Sutanta, E., Sistem Informasi Manajemen., Yogyakarta: Graha Ilmu, 2003.